Информационный продукт и его особенности

Наиболее эффективным способом определения стоимости участия в выставке в «Экспоцентре» для анонсирования нового информационного продукта и его особенностей является планирование, учитывающее все задачи, на достижение которых ориентированы экспозиция, презентационная команда и само мероприятие. Это позволит сформировать перечень необходимых материалов и оборудования, из стоимости которых также складывается бюджет.

Полная стоимость участия является суммой стоимостей всех разделов плана. А уж их бюджет определяется исходя из целей компании и концепции выставки.

  1. Продвижение информационного продукта и его особенностей, преимуществ. Этот раздел включает расходы не только на саму выставку, но и на работу до и после мероприятия – то есть рассылку приглашений, благодарственных писем, преддоговорные обсуждения и т.д. Касательно самого мероприятия, то в этот сектор включаются стоимости рекламных площадей – внешних и на самом стенде.

  2. Продвижение перед выставкой. Этот раздел является частью предыдущего. В него включаются расходы на отправку приглашений постоянным клиентам, что считается признаком хорошего делового тона, рекламные публикации и объявления, пресс-релизы для отраслевых СМИ и другая деятельность, направленная на повышение узнаваемости бренда и привлечение аудитории к стенду.

  3. Рекламные носители на выставке. Этот раздел также входит в первый. В него включаются расходы на аренду рекламных площадей, размещение билбордов и плакатов в самом павильоне и на нем, монтаж подвесных конструкций для установки промоматериалов, плакаты, флаеры и прочая раздаточная «макулатура», проведение представлений и дегустаций и иные мероприятия, продвигающие бренд непосредственно в процессе выставки.

  4. Продвижение после выставки. Также часть первого раздела. В него включаются расходы на публикации в отраслевых СМИ и рассылка благодарственных писем.

  5. Клиенты. В этом разделе стоит указать стоимость подарков, сувенирной продукции и других материалов, которые вручаются посетителям экспозиции компании. Статья может оказаться весьма существенной, ведь каждый член аудитории стенда является потенциальным клиентом, особенно если речь идет о B2B-выставке. Потому посетителей стоит поощрить какой-либо сувенирной продукцией. При этом подарочные материалы могут делиться на два типа – обычные и VIP. Первые предназначены для раздачи всем членам аудитории. Подобная сувенирная продукция весьма стандартна – ручки, брелоки, блокноты с изображением логотипа компании. Для руководителей и других официальных представителей заказчиков имеет смысл изготовить VIP-материалы – ежедневники в кожаном переплете, канцелярские наборы и другую высококлассную продукцию. Она может обойтись достаточно дорого, однако заключаемые контракты оправдают данные затраты. Кроме того, в данный раздел можно включить представительские расходы.

  6. Персонал. В данный раздел включаются расходы на командировку сотрудников, подготовку презентационной команды, обучение специалистов всем нюансам использования нового информационного продукта и его особенностей, а также другие затраты, которые так или иначе связаны с представительством компании.

  7. Стенд. В этот раздел включается стоимость оборудования, необходимого для создания экспозиции. В неё входят расходы на сами выставочные материалы и их изготовление, а также графическое оформление стенда, освещение, информационные материалы, ориентированные на непосредственную аудиторию и т.д.

  8. Логистика. В этом разделе рекомендуется свести все расходы на транспортировку выставочных материалов, демонстрационного оборудования, доставку презентационной команды, монтаж и демонтаж стенда.

  9. Выставочные расходы. Сюда включаются такие статьи расходов, как регистрационный сбор, аренда помещений и площадей, оплата поставленного электричества и прочих коммуникаций, согласно заключенным с администрацией мероприятия договорам.

  10. Непредвиденные расходы. 10% рекламного бюджета стоит зарезервировать для тех затрат, которые не входят в план. Так, они будут израсходованы в случае увеличения цен или необходимости дополнительных услуг.

Грамотно составленный бюджет выставки позволяет подготовиться к мероприятию с учетом всех его аспектов, определить возможную окупаемость презентации, а также сократить затраты, избавившись от всех лишних статей расходов и выделив наиболее приоритетные.
Кроме того, строгий план мероприятия является эффективным инструментом для создания действительно привлекательного стенда. Организованность будет по достоинству оценена потенциальными партнерами, и это позволит заключить максимальное число контрактов или обеспечить высокую стоимость договоров. Ну и, наконец, благодаря планированию можно значительно увеличить узнаваемость бренда, выделив те промосредства, которые станут наиболее эффективными для представления компании.


Читайте другие наши статьи:

Информационный сектор
Инфраструктура информационного рынка
Интернет технологии в образовании