Информационные технологии в профессиональной деятельности

Результат выставки для посетителя определяется в первую очередь его поведением на данном мероприятии. И добиться высочайшей эффективности в продвижении новых информационных технологий в профессиональной деятельности позволяет грамотное планирование.

Разрабатывая план посещения выставки, стоит учесть два наиболее важных фактора – длительность командировки и перечень обязательных для посещения стендов. Если высшее руководство компаний посещает подобные мероприятия однократно (для того чтобы подписать все проработанные и согласованные договора), то менеджеры и представители работают в течение всего времени проведения презентаций.


Регистрация

Первое действие для любого участника выставки, будь то экспонент или представитель аудитории, – регистрация. Чем крупнее мероприятие, тем больше желающих его посетить. Поэтому наиболее эффективным решением будет заблаговременное заполнение регистрационной анкеты – в этом случае не придется томиться в очереди из желающих принять участие в выставке. Данный документ публикуется на официальном сайте мероприятия, также его можно запросить у администрации.

В обмен на заполненную регистрационную анкету посетитель получает статус участника, бейдж и различные информационные материалы. Их можно взять лично или запросить отправку на почтовый адрес у администрации мероприятия. Предусмотрительность в регистрации позволяет значительно сэкономить время.


Посещение стендов

Крупные отраслевые выставки могут длиться в течение всей рабочей недели – т.е. до 5 дней. Однако они предлагают столь высокую концентрацию производителей, что посетить все стенды и просмотреть все новые информационные технологии в профессиональной деятельности всё равно не получится. Для того чтобы не заблудиться среди экспозиций и не потратить время на просмотр демонстраций ненужной продукции, рекомендуется составить план посещения выставки.

В первую очередь в перечень стендов, которым необходимо уделить внимание, необходимо включить демонстрации от постоянных партнеров, особенно если от них было получено соответствующее приглашение. Затем список дополняется экспозициями потенциальных поставщиков, интересных визитеру. Также можно предварительно согласовать посещение стенда с самой компанией-экспонентом – это позволит ей подготовить подходящий информационный пакет для визитера.

Если целью посетителя компании является производственно-маркетинговое исследование, то в список стендов нужно включить экспозиции от ведущих отраслевых производителей.

После составления перечня наиболее важных к посещению стендов, используя план павильона (его также можно найти на сайте выставки или запросить у администрации мероприятия), рекомендуется разработать наиболее оптимальный маршрут. Это также существенно сэкономит время.

Получение информации об инфраструктуре и планирование событий

Также стоит определить, где в павильоне находятся наиболее важные инфраструктурные элементы – парковка, туалет, медпункт, кафе или ресторан, местоположение офиса или представителя администрации, городской телефон, оргтехника общего пользования и многое другое.

Кроме того, мероприятия, которые проводятся на выставке, не ограничиваются демонстрациями новых информационных технологий в профессиональной деятельности от компаний-производителей. Отраслевое событие такого масштаба сопровождается различными пресс-конференциями, лекциями, круглыми столами и т.д. Если какое-либо из мероприятий интересно посетителю – его также стоит включать в план.


Несколько советов

Отправляясь на выставку, стоит взять с собой побольше визитных карточек – их число должно как минимум двукратно превышать количество запланированных посещений стендов и мероприятий. Будучи основными источниками деловой контактной информации, они достаточно быстро «разлетятся» по карманам представителей компаний.

Ещё одна полезная на выставке вещь – USB-флешка. Она позволить получить презентационные и промоматериалы в электронном виде. А это намного полезнее и практичнее, чем ворох листовок и буклетов, которые отличаются не только объемом, но и немалой массой. Тем более, каждая компания-экспонент стремится представить максимально информативный пакет, вследствие чего посетитель к концу выставочного дня может быть просто «обвешан» типографской продукцией.

Диктофон позволит записать деловые переговоры. Благодаря этому в будущем можно быстро восстановить ход ведения обсуждений, однозначно определить те или иные вопросы, уточнить различные аспекты. Однако собеседника необходимо предупредить о том, что общение записывается на диктофон.

Использование электронных средств – диктофона, USB-флешки, камеры – позволит в будущем структурировать полученную на выставке информацию и разработать максимально правдивый сводный отчет, особенно если мероприятие длится несколько дней.


Читайте другие наши статьи:

Информационная инфраструктура предприятия
Информационная отрасль
Информационно коммуникационная инфраструктура