Информационная отрасль

Продолжительность крупной выставки в  информационной отрасли может доходить до недели. И всё это время одной из основных задач презентационной команды является активная работа с посетителями. Аудитория может оказаться весьма разношерстной, вследствие чего вопросы от неё будут поступать очень разные, начиная от обычных для преддоговорной работы и заканчивая узкоспециализированными, например техническими. И потому подготовке презентационной команды стоит уделить особенное внимание.

Но, поскольку количество заключенных целевых контрактов напрямую определяется исходя из числа посетителей, одной из первых задач компании-экспонента является обеспечение максимальной аудитории. Добиться этого можно следующим образом:

  • Выбрав удобное или легкодоступное место для размещения стенда;

  • Проведя грамотную подготовку – разослав приглашения постоянным или потенциальным покупателям;

  • Организовав эффективную промокампанию на самой выставке – раздав листовки, установив указатели, разместив рекламу, осуществив массовые представления.

При этом посетители сами выбирают время для посещения выставки, за исключением редких случаев предварительных договоренностей с постоянными клиентами. А значит, представители презентационной команды должны быть готовы в любой момент оказать информационную или деловую поддержку любому человеку из целевой аудитории.


Правила общения с посетителями

Разработка алгоритма и положений работы с посетителями на выставке в информационной отрасли напрямую зависит от целей, которые компания планирует достичь данной деятельностью. Они могут включать:

  • Эффективное позиционирование продукции или бренда;

  • Продажу, заключение целевых контрактов;

  • Увеличение узнаваемости, улучшение репутации, повышение лояльности;

  • Презентацию новых продуктов.

Но в любом случае презентационной команде запрещается демонстрировать агрессивное либо пассивное поведение – оно отпугивает посетителей, и до деловых переговоров дело не доходит. Стендисты в идеале должны быть приветливыми и доброжелательными, инициативными, улыбчивыми, активными, общительными и коммуникабельными. Однако ни одно из этих качеств не должно быть возведено в абсолют или доведено до абсурда. Такое поведение оптимально для компаний, которые нуждаются в новых клиентах. Представители организаций, занимающих большую долю рынка, обычно демонстрируют сдержанность и реагируют только на непосредственно проявленный к ним интерес.


Правила работы с большим наплывом посетителей

В первые 2-3 дня выставки наблюдается максимальный приток посетителей. Именно в этот период ведется наиболее напряженная и активная работа по заключению контрактов или проведению преддоговорной деятельности. Однако огромное количество посетителей приводит к тому, что некоторые целевые клиенты остаются без внимания. Для обеспечения максимальной эффективности в первые дни выставки рекомендуется проработать план действий при большом наплыве аудитории.

  • Рекомендуется оснастить стенд демонстрационным экраном. Он позволяет задержать посетителя примерно на 2-5 минут. При отсутствии экрана можно проводить представителя потенциального клиента к столу с брошюрами и предложить ему кофе.

  • В презентационную команду можно включить координатора, который будет руководить всей деятельностью стендистов и направлять освободившегося к ожидающему посетителю. Если все представителя экспонента заняты, то именно координатор сможет управлять потоком аудитории, проводя целевых зрителей в переговорную зону и прощаясь с зеваками.

Правила работы с малым наплывом посетителей

После первых 2-3 дней выставки в информационной отрасли большая часть посетителей, заключив договора или собрав информацию, разъезжается. В итоге наплыв аудитории резко сокращается. В этот период ценность каждого отдельного посетителя значительно возрастает, и потому необходимо, чтобы на стенде присутствовали представители презентационной команды.

Привлечь новых посетителей помогут сами освободившиеся стендисты. Они могут переодеться, притвориться визитерами и изображать активный интерес. Благодаря этому создастся видимость востребованности экспозиции среди немногочисленной аудитории выставки.

Также освободившихся стендистов можно занять пост-презентационной деятельностью: сортировкой и классификацией контактов, написанием благодарственных писем, составлением коммерческих предложений. В любом случае представители экспонента не должны скучать или как-то демонстрировать незаинтересованность – это отталкивает потенциальных визитеров. Независимо от суммарной аудитории стенд должен активно работать до конца мероприятия.


Читайте другие наши статьи:

Информационно коммуникационная инфраструктура
Информационное обеспечение информационных технологий
Информационные системы и технологии